Elektronische Kontoauszüge aufbewahren und archivieren

 

 

Im Rahmen der Digitalisierung forcieren die Banken den Umstieg auf die elektronische Kontoführung. Viele Bankkunden bekommen daher keine Papierkontoauszüge mehr zugesandt. Sie sollen sich ihren Kontoauszug über das Internet oder ihr Bankprogramm ansehen und prüfen.

Bei Unternehmen hat die Finanzverwaltung in der Vergangenheit nur Papierkontoauszüge als Belege akzeptiert. Diese Zeiten sind jetzt vorbei. Das Finanzamt erkennt nun auch digitale Bankbelege an, insbesondere PDF-Dokumente. Allerdings fordert die Finanzverwaltung, dass digitale Kontoauszüge nach dem Abruf auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden. Diese Prüfung ist zu dokumentieren. Doch genau hier wird es problematisch, denn die Prüfung eines digitalen Dokuments lässt sich in der Regel nur im Rahmen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) dokumentieren. Dies haben viele Unternehmen nicht.

Dokumentieren ohne DMS

Mit einer genau festgelegten Verfahrensweise, die stets einzuhalten ist, können Unternehmer die geforderte Dokumentation auch ohne DMS vornehmen: Sie öffnen den digitalen Kontoauszug und prüfen ihn. Nur wenn der Kontoauszug in Ordnung ist, wird die Datei an einem genau festgelegten Speicherort abgelegt. Dieser Speicherort sollte allerdings so beschaffen sein, dass die Datei dort für mindestens zehn Jahre sicher archiviert ist. Sicher archiviert ist die Datei dabei nur, wenn sie vor Veränderung oder Verlust geschützt ist. Hier hilft das ETL PISA-Portal. Unternehmer, die den geprüften elektronischen Kontoauszug dort archivieren, haben alle Anforderungen erfüllt.

Hinweis

Die Aufbewahrung der Kontoauszüge beim Kreditinstitut ist meist keine Alternative. So manches Kreditinstitut stellt die Kontoauszüge nur für eine begrenzte Zeit, z. B. für ein Jahr, in einem elektronischen Postfach zur Verfügung. Darüber hinaus erschwert die Speicherung beim Kreditinstitut einen Bankenwechsel, da der Zugriff auf den digitalen Kontoauszug auch nach einem Bankenwechsel möglich sein muss.

(Stand: 11.08.2017)

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